构建全方位的科研服务体系,需要科研服务人员转变传统观念,立足当前快速变革的科技发展趋势,尊重科学研究规律,牢牢把握以人为本的理念;需要树立科研服务的新思维,强化类型化精准服务的新思路,聚焦科研全过程管理的新理念,提升对科研服务信息化智能化趋势的重视程度。
一、尊重科研规律转变传统观念
构建全方位的科研服务体系,需要科研服务人员转变传统观念,立足当前快速变革的科技发展趋势,尊重科学研究规律,牢牢把握以人为本的理念;需要树立科研服务的新思维,强化类型化精准服务的新思路,聚焦科研全过程管理的新理念,提升对科研服务信息化智能化趋势的重视程度。
一是要破除传统的“科研管理”观念,树立“科研服务”新思维。管理人员首先需要转变思想观念,将对项目的“管理”转变为对项目“服务”(候莉 等,2020)。科研人员在科研工作中扮演最能动的角色,而科研管理人员应将工作重心放在为科研项目推进和科研人员需求的服务上。以人为本,及时了解不同层次科研人员的不同需求,及时与科研人员进行沟通,了解科研人员在项目推进过程中的制度性阻碍,充分解放科研人员的双手,协助科研人员做好项目/课题相关工作。
二是要理顺管理思路,强化类型化精准服务的新思路。当前学科分类越来越细化,学科交叉现象也越发普遍,科研院所承接的纵向课题与横向课题并存,部分科研管理人员一人对接若干不同类型的项目,导致科研服务过程中出现不同程度的混沌管理现象,阻碍了科研服务水平的提高。因此需要管理人员树立精确分类的新思路,按照纵向课题、横向课题的框架,依据不同的项目属性分门别类进行系统化的管理。
三是要全面疏通科研服务各环节,聚焦全过程管理新理念。当前科研管理存在部分项目重立项、轻过程和结项的现象,导致科研工作推进过程中科研人员因缺少足够的帮助和引导出现无序和违规的情况。因此需要科研管理人员树立全过程管理的观念,针对科研项目的预算、项目进行过程和后续评估宣传工作进行全方位无死角的服务覆盖,理顺科研服务各制度环节和时间节点,在不同阶段实施有针对性的服务工作。
四是要提升科研服务智能化水平,提高对科研服务信息化智能化趋势的重视程度。当前信息化、智能化发展迅速,以人工智能、大数据、云计算为代表的数字技术正加速推进各领域智能化转型,通过AI辅助研究平台及科研管理服务平台,解决数据分析依赖手工处理、资源配置缺乏智能算法支撑的问题,实现调用科研实验数据响应时间大大缩短,从而提高科研服务能力和效率。
二、构建科研工作综合服务机制
为促进科研体系更加高效运转,帮助科研人员全身身心投入科研工作,解除科研人员制度性、流程性后顾之忧,需要从科研人员各层次、科研项目各类别和全过程,为科研工作构建综合服务机制。
(一)强化科研人员分层次服务机制
科研院所的科研人员个人特质和实际科研水平存在较大差异,其科研生涯客观存在梯级上升的成长规律。为更好适应科研人员的不同需求,有必要在科研院所中设置分层次的科研人员服务机制,着眼于科研服务覆盖的全面性和实施的精准性。
一是科学划分层次,提升科研服务覆盖全面性。要依据科研人员的实际科研水平大致划分不同层次类型,在同一层次类型的科研人员中采取相类似的服务方案,在不同层次类型的科研人员中采取梯级式差别化服务方案,实现科研服务覆盖的全面性。可以将科研人员群体粗略的划分为初级、中级和高级研究人员,采取不同的成长服务方案。(1)针对初级“刚进入科研工作岗位的科研人员”,一种方案是“新土壤,育新苗”,为他们设置专门的新人成长扶持计划,帮助他们承接大项目的子计划,独立自主地开展科研活动;另一种方案是“老带新,传帮带”,鼓励他们加入中高级研究人员的科研队伍,通过知识经验的有序传承,实现科研队伍的充实更新和个人的快速成长。(2)针对中级“已经有一定积累的中青年科研人员”,帮助他们申报各级各类人才项目,鼓励他们组建自己的科研队伍,为其在承接大型科研项目、深耕学科难题等方面提供全方位的统筹协调和组织便利。 (3)针对高级“已经成长为学科带头人的科研人员”,充分尊重其科研自主性,为其在“酝酿重大科研成果、牵头重大科研项目、组织搭建重大科研平台”方面提供全方位的协助和支持。(4)针对高层次人才,尤其是国家急需的新兴学科领域极具突破性的创新人才,在结果导向的指导方针下每年从初级研究人员中遴选若干名额,为其提供宽松的科研环境,按照中高级研究人员的标准提供跨层次的相关服务,最大限度调动其积极性,为更多的原创性科研成果的诞生提供保障。
二是尊重个体特性,提升科研服务实施的精准性。要依据科研人员的个人特质为科研人员提供定制化科研成长服务方案,按照“一人一策”的方式,提升科研服务实施的精准性。科研人员人格特质在很大程度上表现出极强的特殊性。因此需要科研服务人员强化与科研工作者的沟通交流,熟悉其个人性格特征和专业专长。对其个人在科研项目推进过程中遇到的问题及时汇总总结,在特殊性的基础上寻找普遍性规律,开发出适合本机构人才特质的科学量表,方便后续在按层次划分服务标准的基础上,在各层次内部进行更加细化的人才特质划分。充分发挥科研人员个人所长,为每一位科研人员定制专属的科研服务方案。
(二)构建科研项目分类管理机制
当前科研院所承担大量科研项目,为有序推进项目管理,需要构建科研项目分类管理机制。依据科研课题的来源将其划分为纵向课题和横向课题两大类型,之后依据研究内容和研究领域再进行系统划分。
纵向课题为行政途径委托的课题,带有“上下交互”的科层色彩。科研院所应将承接的纵向课题单独归类管理,对接《国家自然科学基金管理条例》、《国家社会科学基金项目管理办法》以及中央到地方各级政府部门出台的政策和文件精神,结合自身承接纵向课题积累的经验,编制本院所纵向课题管理办法。完善自身组织架构,组织科研服务人员认真学习相关文本条文,严格按照相关规定推进项目管理工作。尽可能地帮助科研人员规避纵向课题开展过程中可能遇到的“审计风险”(刘超 等,2019)、“进度风险”(杨从印 等,2010)、“学术不端风险”(胡修周,1996)、“成果沉寂风险”(方金华,2014)等风险挑战。横向课题多为地位等级平行的社会主体委托给科研院所的课题,带有“左右交互”的契约色彩。当前科研院所的横向科研项目管理仍存在“制度缺失、合同签订不规范、缺乏业务培养、课题经费管理松紧不当等问题”(傅正华 等,2005)。对此,科研院所应针对横向课题契约性较强的特点,立足《中华人民共和国促进科技成果转化法》《中华人民共和国著作权法》《中华人民共和国商标法》和《中华人民共和国专利法》)等有关法律规定,构建横向课题的全过程管理制度框架,提升科研服务人员的法律意识,尝试聘请专业的法律顾问,为横向课题的开展提供法律保障。
在对科研项目进行纵横划分的基础上,科研院所还需要依据研究内容和研究领域对科研项目进行更为细致的种类划分。可以参照《国务院关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》给出的基础研究与应用基础研究类、技术和产品开发类、应用示范类的项目种类划分。也可以按照“科研成果的使用、消费是否具有排他性及使用消费是否可以计量”(李东生,2018)划分为公益性与非公益性项目;按照科研项目最终成果的产品属性进行“公共产品类和非公共产品类”(杨亚非 等,2009)划分;按照科研院所“业务范围,根据技术领域划分科技项目类别”(常宏建 等,2009)。在选定某一类别的划分标准之后,科研院所应针对科研项目对应的类别特征,对科研项目的立项、评估、结项等全过程分门别类地进行相关制度建构,进行差异化管理。
(三)推动构建科研项目全过程管理机制
科研项目的开展可以分为前期准备阶段、中期实施阶段和后期验收阶段三个部分。前期准备阶段包括选题、申报、立项、预算等环节,中期实施阶段包括项目正式开展、经费使用、中期评估等环节,后期验收阶段包括评估、结题、审计、宣传和成果转化等环节。在不同阶段需要不断细化环节要素,构建科研项目全过程管理机制。
一是在前期准备阶段激发科研人员的想象力和流程运作的高效性。(1)激发科研人员的想象力。在选题环节,要为科研人员尽力创造培育创新性的外在环境,通过购买相关数据库、组织跨层级跨学科跨部门跨机构交流平台、接触世界科技咨询前沿等方式为科研人员启迪思绪打开思路做好组织支撑。(2)提升流程运作的高效性。在申报和立项环节,帮助科研人员简化相关流程,总结标准化模块化申报框架和运作流程,为科研人员和科研团队配置专业的服务秘书,指导和帮助相关工作高效开展;在预算环节,为科研项目打造标准化模板,编制简洁版预算说明,组织预算培训,帮助科研工作者熟悉相关规则。
二是在中期实施阶段尊重科研人员的自主性和科研活动规律。(1)尊重科研人员的自主性。在科研工作正式进入实施阶段后,科研院所应秉持最小干预的原则,充分尊重科研人员的行动自主性,尽量“减少监督和管理负担,减少那些既不增加价值也不能防止欺诈、浪费和滥用资金的监管和行政行为”(张玉琼 等,2019)。在检查汇报工作方面,“聚焦科研管理中表格多、牌子乱、检查多等突出问题”(国丽娜,2020),尽量压缩频率和时长,减少务虚会议的举办。除必要性的备案材料外,精简各类表格填报。在组织协调方面,及时了解科研人员在项目推进过程中遭遇的困难,给予充分的协调帮助。在科研经费的使用环节,针对报销频繁的问题,推行精细预算与包干预算相结合的制度。在前期预算编制的基础上,允许科研人员根据科研材料需要对细节进行调整。试点探索科研经费包干制,即“科研项目经费在总支持额度内,不预设支出科目限制及科目间支出比例限制,由项目负责人基于科研伦理道德和作风诚信要求,根据科研实际需要自主决定使用方向的经费管理方式”(徐淑娟 等,2020),从而在经费使用上给予科研人员充分的灵活性和自主性。(2)应注重通过一定的制度设计充分提升科研人员的获得感,保障科研人员的待遇。当前“我国科研人员获得感的提升长期滞后于科研管理改革的发展进程”(何维兴 等,2020),应在科研实施过程中依据科研院所自身专业特点和财政水平探索设置“合理的智力劳动补偿激励机制”(李石勇,2019)。(3)尊重科研活动规律。在中期评估阶段组织同行评议,对项目方案的可行性给出建议参考,允许科研团队根据现实情况的变化及时调整项目方案,理解科研工作中的试错尝试。
三是在后期验收阶段突出科研成果的实效性并宽容科研失败。在科研项目的验收阶段,科研院所要构建严格的同行评议机制,按照“双随机、一公开”“随机抽取代表作”(谭永生,2018)的原则,积极组织和协调科研项目验收工作。应探索建立综合绩效评价体系,从科研任务的完成情况、科研经费的使用效率情况、科普工作的社会传播情况、科研成果的实效性情况进行综合评价,尤其注重科研成果的实效性情况。(1)要对科研项目的任务完成情况进行评估,对照项目申报和项目中期评估的方案,严格按照任务书的约定逐项考核结果指标完成情况,对绩效目标实现程度作出明确结论。(2)在对科研经费的使用效率加以考察时,“应综合考虑科研人员的行为动机、行为过程、行为结果、因果关系等关键要素”(刘兰剑 等,2019)对经费使用情况进行科学考量。(3)要将科普工作的社会传播情况纳入评价之中。科普工作能够“增强公众对科技项目的认知度,营造良好的社会氛围”(郭创拓,2020),具有“现实指向、探求新知、增进理解”的积极意义。目前国家重点基础研究发展计划(“973”计划)将科普工作纳入项目结题的评价指标,要求每个项目结合自身科学目标和主要成果,在报纸杂志上介绍相关科学前沿进展和研究工作特色,至少发表1篇相关的科普文章(段晓男 等,2018)。科研院所可以抓住这一机遇探索将科普工作的社会传播情况纳入科研项目评估中去,鼓励科研团队在保障科普内容严肃性的基础上,积极探索通过传统媒介与新媒体相结合的方式积极宣传科研过程和科研成果,从而更好地为科研成果转化创造更好的社会认知环境。(4)要突出科研成果的实效性,对科研项目的代表性成果、项目实施效果进行考察,在科研项目分类管理的基础上设置分类绩效评估体系。基础研究与应用基础研究类项目重点评价新发现新原理新方法新规律的重大原创性和科学价值、解决经济社会发展和国家安全重大需求中关键科学问题的效能、支撑技术和产品开发的效果、代表性论文等科研成果的质量和水平,以国际国内同行评议为主。技术和产品开发类项目重点评价新技术、新方法、新产品、关键部件等的创新性、成熟度、稳定性、可靠性,突出成果转化应用情况及其在解决经济社会发展关键问题、支撑引领行业产业发展中发挥的作用。应用示范类项目绩效评价以规模化应用、行业内推广为导向,重点评价集成性、先进性、经济适用性、辐射带动作用及产生的经济社会效益,更多采取应用推广相关方评价和市场评价方式。
同时,在验收阶段探索适度的科研失败宽容机制。研究出台关于科研失败的容错免责具体标准和实施细则,规定申诉基本认定程序。完善具体的操作流程,不断细化科研宽容的申请、核查、认定、实施、答复等步骤和环节,保证程序的公开透明。在保障科研自主权的大方向下,科学地划定红线,按照法无禁止皆可为的方针,分类别规定容忍的程度。如对基础类、原创类、颠覆类等科研项目予以较大的失败容忍度,对应用类、成果转化类等项目予以较低的容忍度。
三、提升科研管理配套服务水平
科研工作的高效开展离不开科研人员的艰苦努力,也离不开科研管理服务配套。科研院所应致力于提升科研管理配套服务水平,打造一支高标准动态稳定的科研服务队伍,推动集成化信息化智能化科研服务信息系统建设,为科研工作的开展提供坚实的科研服务人力物力和科技保障。
(一)强化科研服务人才队伍建设
打造一支训练有素、专业过硬、服务到位的科研服务人才队伍,需要从提升科研服务人员的专业素养和保持人才队伍的相对稳定性两个方面入手开展相关工作。
一是要聚焦科研服务的需求着力加强科研服务人员的能力建设,打造适合本单位情况的科研服务人员培养方案。科研服务的主业可以划分为“事务性和能动性”(葛蕾,2019)两个维度,不同维度对科研服务人员的能力有着不同的需求。事务性维度注重对科研项目申报、立项、财务管理、结项验收等环节全过程的日常工作流程管理,对业务熟练度有着较高的要求。需要科研院所重点培养科研服务人员对法律法规和程序规则的掌握理解能力、对组织决策的贯彻执行能力、对信息化高科技办公工具的学习应用能力以及广博的知识面和自主学习意识。能动性维度聚焦人与人之间、人与组织之间、不同组织之间的良性互动,对关系处理能力有较高的要求,应注重提升科研服务人员踏实的服务意识,培养其人际交往能力、组织协调能力、主动开拓能力。依据两种维度构建适合科研院所本身条件的胜任力模型,并不断将“胜任力范畴具体化”,将“胜任力提升效果可度量化”(白玉 等,2018),从而不断优化科研服务人员培养方案。
二是要通过保障科研服务人员的福利待遇维护科研服务队伍的相对稳定性,着力提升科研服务人员的成就感获得感。当前,科研服务工作者的待遇普遍偏低,晋升渠道狭窄,对自身工作的成就感不足,项目参与的归属感和获得感较低,这导致科研服务人员的离职率出现抬头趋势,严重影响科研服务队伍的服务保障能力。科研院所应从物质和精神两个方面为科研服务人员提升福利待遇。在物质层面,要提升科研服务人员的薪酬待遇,依据科研服务人员在业务开展过程中的表现,对其进行必要的物质奖励。拓展科研服务人员的晋升渠道,“完善相应考核和晋升制度,对管理人员形成强有力的外部激励”(胡志刚 等,2021)。在精神层面,组织好科研服务人员的团建工作,及时了解科研服务人员生活工作中遇到的难题,开展问题座谈会,汇总相关人员的意见建议加以解决,从而培育普通科研服务人员的主人翁意识,提升团队归属感。还可以在科研服务队伍中开展一些激励性荣誉称号的评选,为其提供精神激励。
(二)推动科研服务信息系统建设
科研工作的开展需要大量数据信息辅助科学决策,同时科研本身的推进也会产生大量的新数据,需要构建集成化信息化智能化科研服务信息系统对这些信息的收集、应用和管理。要分门别类推进数据库的建设,并将数据库调用加以模块化,方便后期的集成化和智能化建设。同时将数据库建设与科研档案管理有机结合,提高档案管理工作的信息化水平。
一是科研院所需要构建覆盖全面的数据库系统。系统本身应包含“科研人员数据库、科技文献数据库、专利文献数据库、科研项目数据库、技术转移数据库、关键技术数据库、政策文献数据库”(杜静 等,2020)等类别的数据库,在数据库建设过程中对结构化数据和非结构化数据进行摸排,通过建设结构合理的分类体系,加强对科研工作者和科研服务人员的前端录入培训,逐步提高结构化数据的比重。
二是科研院所需要通过技术手段提升数据库的模块化集成能力。对各类数据进行标准化处理,开发可以平行跨库调用的信息端口,实现多种类型的数据信息按照科研工作人员和服务人员不同需求自由组合调用,在后台技术优化基础上实现一次填报多头调用和一次调用多种用途的智能化目的,从而简化信息收集和应用的流程,降低信息使用成本,助力科研服务工作提质增效。
三是将科研信息系统优化与档案管理工作升级相结合。当前,科研院所还存在“题组档案意识不足,未建立归档工作机制;科研材料类型多样、人员流动较大以及补齐机制欠缺” (候莉 等,2020)等问题,导致科研项目归档材料不齐全、档案管理工作秩序混乱的情况时有发生。因此,将档案管理系统与科研服务信息系统对接,实现多维度实时调用科研档案信息,提高档案管理的信息化水平,既可以动态更新又能保障精准性。
科研院所作为推进科研创新的主力军之一,其科研服务水平能否支撑更加高效的科研创新工作成为摆在科研服务人员面前的时代之问。科研院所应把握时代脉搏先行先试,通过转变传统观念,多举措构建科研工作综合服务机制,不断提升科研管理配套服务水平,建设符合自身实际条件、顺应国家科研管理改革趋势、服务科技创新大局的全方位科研服务体系。
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转自丨科技中国
作者丨候莉 顾海科
研究所简介
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